Cargar tu inventario por primera vez

Cargar insumos no hace que tu inventario funcione. Falta decirle al sistema qué consume cada producto — y ése es el paso que casi todos se saltan.

Palabras clave: primera carga, implementar inventario, cargar insumos, recetas desde Excel, stock mínimo, el stock no baja, inventario no descuenta.

Por qué existe esta guía

Es el error más común al arrancar: se cargan doscientos insumos con sus cantidades, se ve bonito… y seis meses después siguen exactamente los mismos números.

El inventario no se descuenta solo por existir. Necesita saber qué consume cada producto que vendes. Sin eso guarda cifras que nadie mueve — una foto, no un inventario.

Esta guía es el orden para que quede bien desde el principio. El manual de Recetas e inventario explica cada pantalla; aquí va qué hacer primero y por qué.

Los cuatro pasos, en este orden

#	Paso	Cuánto toma	Qué te da
1	Cargar tus insumos	30 min con Excel	El almacén existe
2	Decir qué descuenta cada producto	5 min por producto de reventa	Lo comprado se descuenta
3	Recetas de lo que preparas	Una tarde con Excel	El inventario se enciende
4	Mínimos y proveedores	1 hora	Te avisa y sabes a quién pedir

El orden importa: el paso 3 necesita que existan los insumos del 1, y el 4 no sirve de nada sin el 3.

Paso 1 — Cargar tus insumos

Desde Catálogo → Insumos puedes darlos de alta uno por uno, pero para arrancar conviene el archivo: Exportar te baja un Excel con tres hojas —Categorías, Proveedores e Insumos—, lo llenas y lo vuelves a subir.

Tres cosas que ahorran retrabajo:

La unidad es la que vas a usar en las recetas. Si el jarabe está en ml, la receta se escribe en ml. Elige una y sé consistente: pieza y piezas son dos unidades distintas para el sistema, y los reportes salen partidos.
Categoriza desde el archivo. La columna Categoría se llena sola con las que declaraste en la primera hoja, y filtrar entre doscientos insumos sin categorías es imposible.
Los desechables también son insumos. Vasos, tapas, popotes y servilletas son lo que más se acaba sin avisar.

Paso 2 — Qué descuenta cada producto

Aquí está la decisión que casi nadie entiende al principio, y la que decide si tu inventario funciona. No todo lleva receta.

Lo que vendes	Cómo se configura	Ejemplo
Algo que compras y revendes tal cual	El producto descuenta un insumo directo	Una lata de refresco, una galleta empaquetada
Algo que preparas	El producto lleva receta	Un capuchino, unos chilaquiles
Algo sin control de stock	Se deja sin configurar	Un servicio, algo que no se agota

Empieza por los de reventa: se configuran en un minuto cada uno y te dan resultado el mismo día.

Ve a Catálogo → Productos y abre el producto.
En su tarjeta de inventario, elige controlar stock desde un insumo.
Selecciona el insumo del almacén y guarda.

Desde ahí, cada venta descuenta una unidad.

Paso 3 — Las recetas

Es el paso largo y el que enciende todo. Cada producto que preparas necesita saber qué insumos consume y cuánto.

Bájalo ya preparado

Desde Catálogo → Recetas e inventario puedes exportar el archivo de recetas. No sale en blanco: baja con tus productos y tus insumos ya escritos adentro, y las columnas de Producto e Insumo son listas desplegables — eliges, no escribes.

Eso importa más de lo que parece: el sistema relaciona por nombre, así que un acento de más hace que ese renglón no encuentre nada. Con la lista, el error deja de ser posible.

Cómo se llena

Cada renglón es un insumo que lleva un producto. Si un producto lleva varios, repites su nombre:

Producto	Ingrediente	Cantidad	Unidad
Capuchino	Leche entera	180	ml
Capuchino	Café molido	18	gr
Capuchino	Vaso mediano	1	piezas
Waffles	Masa para waffles	120	gr

La cantidad es lo que se consume por una unidad vendida — 30 ml de jarabe, no la botella.

No tienes que terminarlo de una sentada

Los renglones que dejes sin insumo se ignoran, así que puedes subir el archivo a medias y seguir otro día. Empieza por los diez o quince productos que más vendes: con eso tu inventario ya deja de ser una foto.

Paso 4 — Mínimos y proveedores

El stock mínimo es lo que dispara el aviso

Sin mínimo, el sistema guarda cantidades pero nunca te dice que repongas. Es la razón principal por la que se lleva inventario, y es el campo que más se queda vacío.

Para decidirlo no hace falta precisión, hace falta que exista: ¿con cuánto me quedo tranquilo hasta el próximo pedido? Si tu proveedor tarda tres días y gastas 400 ml diarios, tu mínimo es 1 200 ml.

Ata cada insumo a su proveedor

Cuando algo se acabe, el sistema va a saber que se acabó — pero no a quién pedírselo. Con los proveedores atados, tu lista de pedido se arma sola.

Cómo saber si quedó bien

Vende un producto que ya tenga receta y revisa su insumo: la existencia tiene que haber bajado. Si no bajó, es una de estas tres:

Síntoma	Causa	Solución
El stock no se movió	El producto no tiene receta ni insumo directo	Vuelve al paso 2 o 3
Bajó de menos o de más	La receta está en otra unidad que el insumo	Iguala las unidades
Nunca te avisa que repongas	Falta el stock mínimo	Paso 4

Errores que cuestan tiempo

Cargar insumos y creer que ya está. Es el que motivó esta guía. Sin el paso 2 o el 3, no se mueve nada.
Poner un mínimo inventado “para llenar el campo”. Un mínimo falso produce avisos falsos, y los avisos falsos enseñan a ignorar los avisos. Mejor vacío que mentiroso.
Mezclar unidades. bote y botes son dos cosas distintas para el sistema.
Olvidar los desechables. El vaso se acaba antes que el café.
Querer cargar las 70 recetas el primer día. Los quince que más vendes te dan casi todo el beneficio.

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